Ben jij gepassioneerd door administratie? Wij zijn op zoek naar een ervaren secretarieel medewerker die tijdelijk (voor een lange periode) ons team komt versterken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor diverse administratieve en ondersteunende taken binnen een dynamische werkomgeving.

Waar? Antwerpse Haven

Wat behoort tot jouw takenpakket?

• Data-invoer en -beheer: Verwerken van werkuren van ingehuurd personeel in SAP, inclusief controle van de uren, het verwerken van afwijkingen, en het beheren van tarieven en facturaties.
• Facturatiebeheer: Invoeren van rekeninggegevens voor het onderhoud van onze faciliteiten, inclusief het oplossen van eventuele discrepanties tussen gefactureerde en verwerkte bedragen.
• Administratieve ondersteuning: Zorgen voor een efficiënt en nauwkeurig archiefsysteem voor alle projectgerelateerde documenten.
• Presentatievoorbereiding: Ondersteunen van teamleden bij het opstellen van presentaties, met aandacht voor correcte lay-out en heldere informatieoverdracht.
• Voorzieningenbeheer: Zorgdragen voor voldoende voorraad aan kantoorbenodigdheden en persoonlijke beschermingsmiddelen.
• Onboarding: Coördineren van de introductie van nieuwe teamleden, inclusief het regelen van benodigde IT-middelen en toegang tot relevante systemen.
• Vergaderingsorganisatie: Plannen en organiseren van vergaderingen, zoals teambijeenkomsten en projectvergaderingen.
• Notuleren: Opstellen van nauwkeurige notulen tijdens vergaderingen, met kennis van technische terminologie in de industrie.
• Facilitair beheer: Coördineren van het onderhoud van de kantoorruimte, inclusief het regelen van reparaties en schoonmaakdiensten.
• Documentbeheer: Beheren van projectwijzigingsdocumenten en ondersteuning bieden aan de kostencontrole-coördinator.

• Ervaring met data-invoer en administratief beheer, bij voorkeur in SAP.
• Vaardigheid in het organiseren en beheren van administratieve processen.
• Nauwkeurigheid en aandacht voor detail.
• Goede communicatieve vaardigheden en ervaring met notuleren.
• Bekendheid met de petrochemische industrie en veiligheidscultuur is een pluspunt.

• Een overvloed aan opleidingen voor jouw persoonlijke groei.

• Flexibele werkuren.
• Een mooi loon aangevuld met extra legale voordelen, afhankelijk van jouw leeftijd en ervaring.