Administratieve Assistant Dienst Business Transformation

Administratieve Assistant Dienst Business Transformation

Voor onze klant, gespecialiseerd in transmissie van elektriciteit, zijn we momenteel op zoek naar een Administratieve Assistant voor de dienst van Business Transformation (m/v/x) in regio Schaarbeek. 

  • Interim: optie vast
  • Regio: Schaarbeek
  • Voltijds 
Functieomschrijving
  • Je geeft ondersteuning aan verschillende administratieve taken voor verschillende operationele teams, bijvoorbeeld: 

    - Ondersteunen van de aankomst van nieuwe collega's: "Check-in" met de HR-systemen, IT-toegangsrechten beheren, Beheer timesheetcodes, IT-materiaal en softwaretooling aanvragen, Veiligheidsuitrusting bestellen.

    - Aanmaken / aanpassen van verrekencodes.

    - Ondersteuning bieden aan de collega's (problemen met het invullen/valideren van timesheets enz.)

    - Vervanging & onderhoud van veiligheidsuitrusting opvolgen.

    - Nieuwe bouwwerken registreren en de relevante IT-systemen bijwerken met de registratiegegevens.

    - Rapporten opstellen op verzoek van het bedrijf (terugkerend of ad hoc).

    - Afwerken, verspreiden en archiveren van documenten. Bijv, corrigeren, structureren en opmaken van teksten en presentaties, kwaliteitscontrole van bepaalde documenten, opstarten van een validatiestroom in het documentbeheersysteem, distributie per e-mail naar de gebruikte distributielijsten.

    - De voorraad kantoorbenodigdheden beheren, huurmateriaal beheren.

    - Beheren en up-to-date houden van de classificatie van alle documenten in de documentbeheersystemen, zodat deze documenten gemakkelijk kunnen worden gevonden en geraadpleegd.

    - Voorbereiden en opvolgen van kleine bestellingen voor de afdeling (hotels, vliegtickets, veiligheidsschoenen, etc.), inclusief verdere afhandeling (ontvangst van goederen, facturatie, etc.).

Functie-eisen
  • Je hebt een diploma secundair onderwijs en een aantal relevante werkervaringen. Een diploma secretariaat is een pluspunt.

  • Je bent handig met MS Office-programma's: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams & Sharepoint.

  • Je bent bereid om specifieke softwareprogramma's te leren (bv. SAP, Sharepoint, eDoc, ...).

  • Je bent pragmatisch, gestructureerd en hebt oog voor detail.

  • Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden: je spreekt vlot Nederlands, Frans en Engels.

  • Je bent een klantgerichte en flexibele teamspeler met een positieve houding.

Organisatie- en afdelingomschrijving

Het team "Business Transformation Excellence" ondersteunt de afdeling Infrastructuur bij elk aspect van de transformatie naar een betere en meer digitale organisatie. Binnen deze context bieden we administratieve ondersteuning aan de operationele teams.

Aanbod
  • Je krijgt een aantrekkelijk loonpakket, afhankelijk van ervaring, met extralegale voordelen (maaltijdcheques, onkostenvergoeding,...)
  • Mogelijkheid tot een bedrijfswagen.
  • Mogelijkheid om na inwerkperiode 2 dagen van thuis te werken.

Planet Group Interim is lid van Federgon | btw BE.0479.483.866| VG.904/BUO|W.INT.796 | BXL 20315-405-2022 1125

Meer informatie over deze vacature

Julie Berckmans Recruiter
Wat is mijn reistijd?